هیچ صندلی کارمندی نمی‌شود پیدا کرد که با بدن همه افراد یکسان باشد، زیرا بدن هر فرد با دیگری تفاوت‌هایی دارد. به همین دلیل قابلیت‌هایی از جمله تنظیم ارتفاع و پشتی مطرح می‌شود. اولین قابلیت، تنظیم ارتفاع است که بسیار ضروری است. هنگام نشستن، پاها باید به راحتی روی زمین قرار بگیرند و زاویه ۹۰ درجه تشکیل دهند. در صورت رعایت زاویه ۹۰ درجه، فشار به شانه و گردن وارد نخواهد شد.

علاوه بر این، ارتفاع نشیمن هم باید تنظیم شود. اگر سطح نشیمن بلند باشد، پشتی از کمر حمایت نمی‌کند و اگر کوتاه باشد، زانوها به لبه صندلی برخورد می‌کنند. هنگام خرید صندلی کارمندی به لیست مشخصات فنی توجه کنید و مطمئن شوید این تنظیمات در صندلی اداری رعایت شده باشد. هرچه تنظیمات بیشتر و دقیق‌تر باشد، صندلی برای افراد مختلف قابل استفاده‌تر خواهد بود.

جنس و متریال به‌کاررفته در این نوع صندلی‌ها باید از مواد باکیفیت باشد، چرا که متریال هم روی ظاهر تاثیر می‌گذارد و هم روی حس افراد. علاوه بر مواردی که تا حالا ذکر شد برای پارچه به‌کاررفته و رعایت استانداردهای ساخت، می‌توان به پایه‌های این صندلی‌ها اشاره کرد. این پایه‌ها عمدتاً از جنس پلاستیک فشرده با کیفیت و تقویت‌شده با الیاف شیشه، آلومینیوم، استیل و چوبی هستند.

هرکدام از این مدل‌ها برای استفاده خاصی کاربرد دارد. به عنوان مثال، برای حرکت روی فرش پایه‌ها باید بزرگتر و پهن‌تر باشد تا در بافت فرش گیر نکند. برای حرکت روی سرامیک و پارکت، چرخ سخت و کوچک بهتر عمل می‌کند. پایه پلاستیکی به شرطی از پلاستیک فشرده و تقویت‌شده با الیاف شیشه استفاده کرده باشد و پایه فلزی استیل یا آلومینیوم از همه مدل‌ها مستحکم‌تر است، ولی پایه‌های چوبی با اینکه زیباتر هستند، ولی در مقابل آب یا رطوبت ممکن است دچار آسیب شوند.

نشیمن این صندلی‌ها از پارچه‌های مختلف با کاربردهای مختلف ساخته شده است. یکی از این مدل‌ها استفاده از مش است که مناسب افرادی است که تعریق زیادی دارند یا محیط‌هایی که آب و هوای متغیر دارند. در مقابل، روکش‌های پارچه‌ای قابل تنفس‌پذیر و ضد تعریق هم زیبایی دارند و هم تنوع رنگی زیادی دارند. چرم مصنوعی و طبیعی مقاومت بالایی دارد و زیباتر دیده می‌شود و مناسب محیط‌های رسمی و سبک است، ولی در تابستان بسیار گرم و در زمستان بسیار سرد می‌شود. اگر از چرم مصنوعی بی‌کیفیت استفاده شود، به مرور زمان پوسته‌پوسته و ترک می‌خورد و جلوه بدی پیدا می‌کند. تمیز کردن چرم نسبت به مدل‌های دیگر بسیار راحت‌تر می‌باشد.

در هنگام خرید صندلی کارمندی حتماً به دوخت‌ها توجه کنید. دوخت‌های منظم و محکم نشان‌دهنده کیفیت بالا هستند. همچنین، مقاومت پارچه در برابر سایش (تست ووبل) بررسی شود. هرچه عدد بالاتر باشد، پارچه دیرتر فرسوده می‌شود. برای محیط‌های اداری که استفاده از صندلی زیاد است، پارچه‌هایی با مقاومت بالا انتخاب بهتری هستند.

کسب‌وکارها برای تجهیز دفاتر خود نیاز به صندلی‌ کارمندی به تعداد دارند و همیشه تعیین بودجه برای خرید این کالاها از مسائل مورد بحث بوده است. قیمت صندلی‌ها طیف گسترده‌ای دارد؛ از مدل‌های ارزان تا مدل‌های تخصصی و گران. همیشه ارزان بودن به معنای مقرون‌به‌صرفه بودن نیست، زیرا متریال به‌کاررفته در این نوع صندلی کارمندی در مقابل استهلاک مصرف مقاومت کمتری دارد و فرسوده می‌شود و قابلیت تنظیم‌پذیری کمتری دارند. هزینه تعویض مکرر این صندلی‌ها به مرور بیشتر از خرید یک صندلی مناسب است.

از طرف دیگر، گران‌ترین صندلی بازار هم بهترین صندلی نیست. آن‌ها ممکن است امکاناتی داشته باشد که شما هیچ‌وقت از آن استفاده نکنید. بهترین راه انتخاب بر اساس نوع استفاده و کاربرد صندلی کارمندی است؛ گاهی توجه به دکوراسیون و هماهنگی با آن‌ها هم اهمیت پیدا می‌کند.

شما باید به دنبال صندلی کارمندی بگردید که ارگونومیک در آن رعایت شده باشد و گارانتی معتبر داشته باشد، چون محصولی که گارانتی دارد نشان‌دهنده اعتبار و قابل اعتماد بودن آن مجموعه می‌شود. یک صندلی خوب می‌تواند سال‌ها دوام بیاورد و در صورت مشکل از گارانتی استفاده کند. در نهایت خرید صندلی کارمندی را بر اساس رضایت طولانی‌مدت بسنجید، نه فقط قیمت.